En relation étroite avec les avocats auxquels vous serez rattache ( e) , l’assistante juridique bilingue, outre ses missions classiques de secrétariat, est en charge du secrétariat juridique des dossiers contentieux de son département et gère l’ensemble des tâches administratives liées à l’activité de l’équipe.

Tenue de l’agenda -> prise de rendez-vous, organisation de réunions, suivi des échéances procédurales…

Gestion des mails -> lecture, transfert, classement, réponse si possible en accord avec les avocats si l’assistante a accès à la boîte mails

Création des listes de publipostage (vœux, mailings, etc.)

Accueil téléphonique/prise et communication des messages au sein de l’équipe

Gestion du courrier -> récupération & distribution du courrier, envoi recommandés A/R, DHL…

Création de dossiers physiques, classement & archivage

Élaboration de documents relatifs à des présentations/événements clients, contribution à l’élaboration des pitchs

Traduction et rédaction en anglais de documents/mails

Scan des documents importants pour classement électronique dans le DM

Création des dossiers physiques, classement et archivage

Préparation des dossiers de plaidoiries et des pièces

Reliure de documents

Gestion et vérification de la procédure de dossiers (signification de conclusions, jugement, délibéré, plaidoiries)

Inscription des dates d’audiences (MEE, plaidoiries, délibérés) dans le calendrier procédural

Préparation de dossier de plaidoiries

Préparation de pièces communiquées et de liens d’envoi

Gestions de la clé ebarreau Paris (signification procédure)

Gestion du compte CARPA (pour les dossiers contentieux et ceux ne possédant pas de clé)

Organisation des déplacements (hôtel, transports, repas) avec le Service Voyages

Organisation logistique en relation directe avec l’Accueil -> visio-conférences – réunions – séminaires (invitations, réservations des salles et commandes des repas si nécessaire) – déjeuners & dîners (réservation de restaurant)

Organisation des conférences téléphoniques

Prise de contact et fixation des rendez-vous avec les candidats stagiaires ou candidats avocats, suivi des conventions de stage en lien avec les Ressources Humaines

Ouverture des nouveaux Client/Matter numbers -> demande de création de matter & transmission aux personnes concernées au sein de l’équipe d’avocats

Conflict check préalable à l’ouverture des dossiers

Saisie des temps

Suivi du WIP et des impayés

Gestion du tableau mensuel de facturation

Vérification des taux horaires dans les dossiers et autres points négociés avec les clients (lettre engagement, accord groupe)

Préparation des factures (narratifs) selon budget et instructions client, communiquées pour revue par l’équipe avant envoi au service comptable

Gestion des notes de frais

Gestion des débours

Assistant (e) ayant une expérience d’au moins 2 ans dans le même domaine

Très bonne maîtrise des langues française et anglaise à l'oral et à l'écrit, excellente orthographe

Bon niveau de culture générale

Bonne maîtrise du Pack Office

Vos qualités :

Extrême discrétion et respect total de la confidentialité

Excellente organisation

Rigueur & méthode

Sens des priorités et des détails

Gestion des priorités & des délais

Sens du service

Date d'entrée en poste : dès que possible

Revenu proposé : selon profil

Niveau d'anglais demandé : Courant plus à bilingue

Années d'expérience professionnelle : trois années au minimum

Localisation : Paris 9

Salaire : 38Ke- 45Ke

N’attendez plus, contactez nous !

Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :

Les métiers du secrétariat et de l’assistanat

Les métiers des ressources humaines

Les métiers du juridique

Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l’écoute et l’expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.