1) Assistanat classique et Gestion du courrier

• Mise en forme du courrier (ou autre document) sur ordinateur / scans / photocopies / chrono

2) Suivi des dossiers d’opération

• Préparation du dossier

o Fiches (investissement / sortie / information)

o Instruction de virement (vérification RIB de la société)

o Edition de la documentation

• Diffusion du dossier par fax et/ou email (dépositaire, comptable, interne)

• Saisie de l’opération dans e-Front + email récapitulant toutes les opérations intervenues au cours du mois (mensuel)

• Pointage des portefeuilles avec les relevés dépositaires que CACEIS BANK nous envoie en fin de mois et justification des éventuels écarts puis, le cas échéant, appel de Philippe Duhot (CACEIS BANK) pour lui signaler les modifications à prendre en compte et récupérer les relevés dépositaire modifiés (mensuel)

3) Suivi et gestion des mandats des administrateurs / membres du conseil de surveillance / Comité stratégique

• Etablissement de la documentation liée au mandat (délégation permanente, déclaration de non condamnation)

• Enregistrement et mise à jour des mandats sur e-front

• Vérification des échéances avant AGOA (annuelle)

• Mise à jour et édition des rapports (et vérification de cohérence par rapport aux rapports précédents) :

o Pour les rapports de gestion des participations (annuelle – sur période de l’exercice social SGP + Directeur d’Investissement)

o Pour le reporting (trimestrielle – à date par fonds)

o Pour tout besoin ponctuel

4) Suivi et gestion de la vie sociale des participations (assemblées générales et conseil d’administration)

• Enregistrement des dates et ODJ des évènements

• Etablissement des documents liés à la participation aux évènements (pouvoirs, votes par correspondance, demande de carte d’admission pour les sociétés cotées)

• Demande des documents préalables puis récupération des documents signés post évènements auprès des participations

5) Classement et archivage de la documentation juridique (électronique (serveur « inno ») + papier + locarchives)

6) Circularisation semestrielle

• Vérification des échéances

• Préparation et envoi des demandes aux participations (dont Attestation d’Inscription en Compte)

• Relance et collecte des retours

• Vérification des attestations et des Kbis (pouvant donner lieu à un dossier d’information)

• Envoi des AIC au dépositaire

7) Suivi des sociétés cotées

• Vérification du nombre de titres de la participation et le nombre de droit de vote et Mise à jour des tableaux par participations pour calcul des éventuels franchissements de seuils (hebdomadaire) puis le cas échéant préparation des projets de formulaire de déclaration (société / AMF)

• Mise à jour du tableau général des sociétés cotées (mensuelle).

8) Suivi des procédures collectives (trimestrielle)

• Vérification des Kbis (se connecter sur info greffe avec les codes connus)

• Mise à jour du tableau sur les sociétés en procédures collectives

9) Suivi des Assurances au sein des participations (annuelle – fin d’année)

• collecte de l’attestation d’assurance auprès des participations et mise à jour du tableau de suivi

Vous êtes titulaire d’une formation minimum BAC +2 de type BTS Assistant de Gestion ou Assistanat de direction et justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans. Votre êtes doté d’un niveau d’anglais courant et l’avez utilisé surtout à l’écrit.

Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office. Vous faîtes preuve d’une grande rigueur, êtes très organisé(e), investi(e) et discret(e). Vous avez un grand sens du service et disposez d’une grande réactivité. Vous savez prioriser à tout moment.

Doté(e) de grandes qualités relationnelles, vous aimez le travail en équipe et êtes curieux(se). La motivation, le dynamisme et l’autonomie seront les atouts indispensables de votre réussite pour ce poste.

Date d'entrée en poste : dès que possible

Revenu proposé : selon profil

Niveau d'anglais demandé : Courant au minimum

Années d'expérience professionnelle : 1 à 4 ans

Horaires : 40H- statut non cadre

Si vous souhaitez postuler à cette offre, merci d’envoyer votre candidature à l’adresse email suivante : m.ibaaquil@progressis.com avec la référence GES/06/MI/22 et de nous contacter au 01 88 33 46 07

N’attendez plus, contactez nous !

Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :

Les métiers du secrétariat et de l’assistanat

Les métiers des ressources humaines

Les métiers du juridique

Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l’écoute et l’expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.