Rejoignez une société d’une vingtaine de personnes, basée à Paris dans le 8ème arrondissement en qualité d'Office Manager junior et serez en charge d'assurer les tâches administratives du bureau de Paris.

Le rôle couvre un éventail d'activités incluant la gestion administrative et de la réception, la gestion des installations, l'organisation d'événements et le soutien à certaines activités informatiques/financières.

Ce rôle requiert la capacité de gérer plusieurs tâches à la fois et de communiquer efficacement avec différents contacts tant internes (au sein de la société) qu'externes.

• L’accueil physique et téléphonique

• Réceptionner les livraisons de bureau et coordonner les coursiers

• Gérer les fournitures de bureau et les provisions de cuisine

• Fournir un soutien administratif aux autres bureaux en l'absence des responsables de bureau, selon les besoins

• Organisation des réunions, préparation des salles et commandes de repas

• Organiser la logistique et l'accueil des nouveaux employés

• Surveiller les boîtes e-mail et répondre aux demandes

• Soutien administratif général aux associés et au personnel selon les besoins

Gestion des installations de bureau :

• Aider à maintenir les espaces communs du bureau en ordre et professionnels

• Trouver de nouveaux fournisseurs et gérer les contrats (par exemple : fournitures de cuisine, livraison de fruits, plantes, fournitures de bureau)

• Gérer le système d'alarme et le système d'accès

• Interagir avec le propriétaire et le concierge pour résoudre les problèmes quotidiens liés au bureau

• Responsabilités en matière de santé et de sécurité selon les besoins

Finance :

• Gestion de la vérification des factures à Paris et des enregistrements en coordination avec l'équipe financière

• Coordonner les cartes de crédit pour les associés à Paris

Informatique :

• Fournir/commander/installer l'équipement informatique standard (par exemple, stations d'accueil, écrans) selon les besoins

• Remplacer ou organiser la réparation des articles défectueux

• Coordonner ce qui précède entre l'équipe informatique externe et interne

• Surveiller l'efficacité générale des services de bureau (par exemple, qualité d'Internet, qualité du téléphone)

Marketing/Organisation d'événements :

• Soutien à l'organisation d'événements marketing

• Soutien à la mise à jour de la base de données clients à Paris en coordination avec le personnel concerné

• Organisation/soutien pour les événements locaux pour les clients et le personnel Distribution de matériel marketing, par exemple, invitations, annonces

• Commande de cartes de visite et de produits de marque

Compétences et expérience requises :

• Compétences en communication écrite et verbale efficaces en français et en anglais

• Capacité à faire preuve de ressources et de proactivité dans la résolution des problèmes pouvant survenir

• Flexibilité et capacité à s'adapter à une charge de travail changeante

• Capacité à établir des relations et à communiquer efficacement au sein de la société et à l'externe à tous les niveaux

• Fort esprit d'équipe mais aussi capacité à travailler de manière indépendante

• Solides compétences en organisation et en gestion du temps ; capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches efficacement

• Précision et souci du détail

• Compétences avancées en MS Office.

Si vous êtes intéressé(e) par ce poste, veuillez fournir votre CV et votre lettre de motivation, toutes deux rédigées en anglais à m.sheik-adam@progressis.com.

Qui sommes-nous ?

Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :

• les fonctions supports

• les métiers des ressources humaines

• les métiers du juridique

Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l’écoute et l’expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.

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Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.