Le Cabinet :

Avec 3 350 avocats dont 540 associés dans 24 bureaux en Europe, Asie-Pacifique, au Moyen-Orient et aux États-Unis, notre client est un acteur majeur du droit des affaires internationales. Implanté en France depuis 1964, avec plus de 120 avocats, dont 34 Associés et 17 avocats Of Counsel, il est l'un des cabinets d'avocats internationaux les plus visibles de la place de Paris et compte parmi ses clients de nombreuses sociétés du CAC 40 et du SBF 120 et des investisseurs institutionnels français et étrangers.

Vous bénéficiez des avantages d'une grande structure comme une participation, révision des salaires chaque année, un CSE, un service reprographie en interne, de nombreuses formations et événements, 2 jours de télétravail à l'issue de la période d'essai.

Vous aurez la charge du secrétariat de haut niveau auprès d'un ou deux associés et d'avocats collaborateurs au sein du practice group Dispute Resolution.

Assistant administratif & facturation

- Ouverture des dossiers clients (Intapp), suivi des conflits d'intérêt, préparation de lettres d'engagement en anglais et en français (iManage).

- Préparation et suivi mensuel de la facturation client (Aderant Expert) : vérification des taux, suivi des budgets établis par dossier client en lien avec le collaborateur et l'associé en charge du dossier, finalisation des narratifs/annexes, envoi des factures aux clients, suivi des statuts des factures en cours et suivi du recouvrement en collaboration avec les Chargés Facturation et Recouvrement du département Business Finance.

- Gestion d'agenda complexe : organisation des réunions et déjeuners clients, inscriptions aux conférences et séminaires des membres de l'équipe, coordination des déplacements professionnels des avocats, assistance dans l'organisation des entretiens stagiaires, saisie des absences des avocats dans le système d'information des ressources humaines (Workday).

- Participation dans l'organisation des conférences et séminaires pour le département, en étroite collaboration avec le service Business Development & Communication.

- Enregistrement du temps de travail des avocats (Intapp Time).

- Traitement des notes de frais (Chrome River).

- Mise à jour des contacts dans l'outil CRM (InterAction).

- Rédaction des lettres de réponse aux commissaires aux comptes (iManage).

- Relations avec de nombreux interlocuteurs internes/externes, notamment avec les bureaux étrangers.

- Filtrage téléphonique, classement électronique et papier, archivage.

Assistant juridique

- Gestion de la procédure sur RPVA (e-barreau, e-carpa).

- Communication et liaison avec les tribunaux, les greffes concernant le suivi des dossiers en cours.

- Rédaction, frappe, relecture, modification et mise en page des documents et courriers juridiques (conclusions, assignations, correspondance).

- Suivi de l'agenda contentieux pour l'équipe, tenue du planning des audiences, suivi des délais, enregistrement des bulletins dans l'agenda électronique.

- Préparation et envoi des dossiers de plaidoiries (rassemblement et numérotation des pièces, courriers de procédures).

- Enregistrement des pièces et jurisprudences, classement de différents actes de procédure dans les dossiers clients (iManage).

- Coordination reprographie et gestion des data-rooms.

Le profil recherché

- Une expérience d'au moins 3-5 ans en cabinet d’avocats international

- Un anglais plus que courant

- Une connaissance poussée des logiciels de facturation et des procédures contentieuses

- Sens du service client, réactivité, proactivité, gestion des délais

- Patient, résistant au stress

- Personne ayant le sens du détail et de la précision

- Aisance relationnelle à tous les niveaux, écoute, capacité à communiquer aussi bien à l'écrit qu'à l'oral

- Capacité à travailler en autonomie au sein d'une équipe